Сервис poisk.proektnaroda.ru работает по принципу «одного окна», а если самостоятельно оформить заявку всё-таки не получается, можно обратиться на «горячую линию» Фонда «Народный проект» по телефону 8 (800) 300-68-97. Военные судьбы участников войны устанавливаются во взаимодействии с ведущими архивами страны, в числе которых Центральный архив Минобороны РФ и Росархив, а при необходимости запросы направляются и в зарубежные архивы. Кроме того, специалисты и добровольцы «Народного проекта» ищут информацию по собственным методикам на десятках Интернет-ресурсов.
По официальным данным, на сегодняшний день нет данных о более чем 4,7 млн защитниках Отечества.